La necesidad de establecer un control de presencia laboral
De acuerdo con el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, todas las empresas están obligadas a registrar el horario de sus empleados independientemente de la jornada que tengan. Ante tal precepto, surge la necesidad de establecer un control de presencia laboral por parte de las compañías para velar por el cumplimiento de la legislación vigente.
Índice del artículo
- Qué es un control de presencia laboral
- Control de accesos como control de presencia: ventajas frente a un registro tradicional
- Tipos de sistemas de control de accesos y horario
- Control de acceso de personal como complemento
Qué es un control de presencia laboral
Cuando hablamos de un control de presencia y horario laboral nos estamos refiriendo a un documento donde cada empleado debe dejar constancia del momento de entrada y salida del personal de la compañía o institución, es decir, notificar la hora de inicio y la hora de fin de la jornada laboral de cada trabajador; así como de todas las posibles paradas de trabajo que haya tenido durante su jornada laboral. Esta información puede realizarse de forma manual o a través de un sistema de fichaje de forma informatizada.
¿En qué consiste el control de presencia?
El cometido de este registro no es otro que verificar que se está cumpliendo con el horario reflejado en el contrato, además de comprobar que no se producen casos de absentismo laboral. Con este procedimiento no solo se persigue que los empleados cumplan con su obligación de acudir a su puesto de trabajo en su horario correspondiente, sino también evitar que las entidades abusen del personal y realicen acciones fraudulentas como no retribuir debidamente las horas extra.
Para llevar a cabo este control de presencia de los trabajadores y potenciar la seguridad en nuestras instalaciones, podemos recurrir a sistemas de control de accesos.
Su funcionamiento es de lo más sencillo. Al comenzar la jornada laboral, el empleado accede a su puesto por el punto de control haciendo uso de su identificación, quedando registrada la hora de entrada utilizando el método y dispositivo determinado. El procedimiento es el mismo cuando el día termina.
De esta manera, el horario queda anotado en el sistema y se puede establecer un registro exacto del tiempo que el trabajador ha permanecido en la empresa. Posteriormente, se compara con el pactado en el contrato y configurado en el dispositivo para determinar si es correcto y comunicar posibles incumplimientos.
Control de accesos como control de presencia: ventajas frente a un registro tradicional
Cada vez es más frecuente que se recurra a sistemas informáticos y de control de accesos para controlar la asistencia de los trabajadores en detrimento de las tradicionales hojas escritas a mano.
Este se trata de un proceso automático e individualizado en el que el empleado es quien se encarga de constatar sus movimientos dentro de la empresa. Como cualquier otra implantación tecnológica y digital, ofrece numerosas ventajas respecto al método convencional.
Ventajas para las empresas
Su implantación es conveniente para las empresas no solo para garantizar el cumplimiento del horario laboral, sino también porque, al integrarlo con un software de control laboral, es un modo de agilizar el recuento de las horas y porque puede ser gestionado a través de diferentes dispositivos. Esto supone un ahorro en tareas administrativas.
También permite monitorizar de forma exhaustiva y rigurosa los tiempos de descanso, las vacaciones y la rotación de turnos, así como las ausencias justificadas o injustificadas. De este modo, se podrá determinar con exactitud el momento en el que tienen lugar en caso de que hubiese discrepancia.
Asimismo, también nos ofrece ventajas a nivel de seguridad en la empresa, ya que nos permite configurar los accesos para evitar el acceso a zonas restringidas, llevar un registro de quiénes entran y salen del edificio o, en caso de emergencia, conocer con exactitud cuántas personas se encuentran dentro de las instalaciones en cada momento.
Ventajas para los trabajadores
Por lo que respecta a los empleados, los sistemas de control de presencia facilitan el conocimiento del horario laboral y consecuentemente ayudan a mejorar la conciliación familiar. Eso conlleva una organización más efectiva, la correcta gestión de los descansos y vacaciones, además del recuento de las horas extraordinarias para que sean compensadas después.
Podemos determinar entonces que la implantación de un control de asistencia es una vía mucho más fidedigna para evitar fraudes por ambas partes y solucionar posibles desacuerdos que manualmente serían más difíciles de corroborar. Todo este conjunto de situaciones favorece incluso la mejora de la puntualidad, fomenta que los empleados actúen con mayor autonomía y responsabilidad, y reduce el absentismo laboral.
Tipos de sistemas de control de accesos y horario
La evolución tecnológica y digital de la última década ha permitido desarrollar sistemas de control de acceso y presencia diferentes para adaptarse a las necesidades de cada empresa. Así, encontramos distintas formas de monitorizar el acceso de los empleados a su puesto de trabajo.
Control biométrico de asistencia
El control biométrico de asistencia es uno de los más avanzados tecnológicamente hablando. Debido a que se registran una serie de características físicas únicas (voz, iris de los ojos, huella, rostro), se permite al personal autorizado el acceso a las instalaciones de la empresa y al mismo tiempo queda reflejada la hora de entrada o salida sin dar lugar a equivocaciones o suplantaciones. Aunque el más conocido es el control horario por huella dactilar, existen varios tipos de sistemas biométricos, si bien es cierto que en determinados oficios de tipo manual o administrativo, la huella queda deteriorada impidiendo su fichaje y siendo necesario buscar otras alternativas de fichaje como las descritas más adelante en este post. Todos destacan por su nivel de efectividad y seguridad a la hora de verificar y autenticar la identidad de una persona.
Lector de tarjetas de proximidad o RFID
Aunque los identificadores biométricos están en pleno crecimiento, los sistemas de control mediante lectores de tarjeta son uno de los más demandados por las empresas debido a su sencillez. Se trata de un método presencial que utiliza tarjetas con bandas magnéticas o de proximidad RFID (identificación por radiofrecuencia) que codifican los datos de cada trabajador y que, al ser pasadas por un lector o escáner, quedan registradas en una base.
Control de acceso por clave
Otro de los sistemas de control de presencia más utilizado es el de introducir una clave de acceso. Una forma fácil y aplicable a diferentes dispositivos en la que el empleado inserta un código específico que le permite entrar en las instalaciones de la empresa. Cada contraseña de identificación debe ser única, personal e intransferible para evitar suplantaciones. Este punto hace que su fiabilidad se vea mermada y, en consecuencia, sea menor a la de otros sistemas.
Este tipo de sistema de control de acceso puede complementarse con otro tipo de validaciones para obtener un mayor nivel de seguridad. Así, podemos optar por un formato de huella y clave o tarjeta y clave.
Control de acceso de personal como complemento
Como hemos visto, la monitorización de la presencia y el horario de los trabajadores es una vía práctica y fidedigna para registrar su jornada laboral. Este proceso puede ser integrado junto con un control de acceso de personal para determinar quién puede entrar en las instalaciones de la empresa y denegar el paso a las personas no autorizadas. Se trata de un elemento más para reforzar la seguridad de la entidad.
